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商務郵件該如何寫?

時間:2018-10-12 17:11來源:未知 作者:small 點擊:
商務郵件該如何寫?

商務郵件需要注意的幾點:

一、關於主題

  1. 一定不要空白標題。

  2. 最好寫上來自**公司的郵件,以便對方一目了然,又便於留存。

  3. 一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多宗事情,以便於日後整理。

  4. 可適當用使用大寫字母字符(如「* !」等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度, 特別是不要隨便就用「緊急」之類的字眼。

  5. 回復對方郵件時,應當根據回復內容需要更改標題,不要RE一大串。 7. 最重要的一點,主題千萬不可出現錯別字和不通順之處,切莫只顧檢查正文卻在發出前 忘記檢查主題。

二、關於稱呼與問候

  1. 恰當地稱呼收件者,拿捏尺度。 郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。

  2. Email開頭結尾最好要有問候語 「你好」或者「您好」,開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。

  3. 結尾常見寫個「祝您順利」之類的。若是尊長應使用「此致敬禮」。 注意, 在非常正式的場合應完全使用信件標準格式,「祝」和「此致」為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格,而「順利」和「敬禮」為再換行頂格寫。

三、正文

  1. Email正文要簡明扼要,行文通順。若對方不認識你,第一件應當說明的就是自己的身份,姓名或你代表的企業名稱是必須通報的以示對對方的尊重。

  2. 注意Email的論述語氣 尊重對方,請、謝謝之類的語氣要經常出現。

  3. Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。如果事情複雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短幹練。

  4. 一次郵件交待完整信息

  5. 儘可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查

四、附件

  1. 如果郵件帶有附件,應在正文裡面提示收件人查看附件。

  2. 附件文件應按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內容,方便收件人下載後管理。

  3. 正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時。

  4. 附件數目不宜超過4個,數目較多時應打包壓縮成一個文件。

  5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用。

  6. 如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小文件分別發送。

五、語言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字號用五號或10號字即可。

六、結尾簽名

  1. 簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但不宜行數過多, 一般不超過4行。

  2. 不要只用一個簽名檔 對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔,靈活調用。

  3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配,字號一般應選擇比正文字體小一些。

七、回復技巧

  1. 及時回復Email 收到他人的重要電子郵件後,理想的回覆時間是2小時內。 對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理,但一般不要超過24小時。如果事情複雜,你無法及時確切回復,那至少應該及時的回覆收到,說明正在處理。 如果你正在出差或休假,應該設定自動回復功能,提示發件人,以免影響工作。

  2. 進行針對性回復 。當答覆問題的時候,最好把相關的問題抄到回件中,然後附上答案。

  3. 回復不得少於10個字。

  4. 不要就同一問題多次回復討論。如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。

(責任編輯:small)
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